Ein KI-Back-Office für eine Perlenschmuck-Marke: keine Tabellen mehr, bei Geld fragt die KI nach

Branche

Schmuck, Direktvertrieb über soziale Medien und Chats

Wer damit arbeitet

die Inhaberin und zwei Teilzeitkräfte (Clips und Verteilung)

Ware

eingekaufte Schmuckstücke und eigene Anfertigungen

Zeitraum

Start im Oktober 2026

Werkzeuge

KI-Assistent und Tabellen in ihrem eigenen Konto

Diese Leistung heißt bei uns

Abläufe mit KI automatisieren

Bestätigt: Die Inhaberin füllt keine Tabellen mehr aus; in der letzten Testrunde gab es 0 Fehler bei Geldbeträgen.

Hinter jedem Verkauf hing eine Kette, die fast ganz an ihr hing: Bestellung aus dem Chat abtippen, Zahlung suchen und zuordnen, Adresse für den Versand weitergeben, Bestand nachführen, Kundin informieren. Die Informationen lagen verstreut in Chats, Screenshots und mehreren Tabellen, eine davon gemeinsam mit einer Partnerin. Vieles prüfte sie doppelt, und jede Stunde im Büro fehlte im Verkauf.

• In ihren eigenen Worten: keine Tabellen mehr ausfüllen und Informationen nicht immer wieder prüfen.
• Kein einziger Fehler bei Geldbeträgen.
• Nichts Neues lernen müssen: Sie arbeitet weiter mit Screenshots und Sprachnachrichten.

1. Gespräche und UnterlagenInterviews, Chat-Verläufe, Verkaufslisten und Einkaufstabellen. Jeder Schritt vom Verkauf bis zum Versand aufgenommen.
2. Ablauf neu gedachtNicht die alten Tabellen digital nachbauen, sondern vom Ergebnis her: Was muss sie selbst tun, was kann der Assistent übernehmen?
3. Vorstellen und entscheidenVorher und Nachher in einer kurzen Präsentation. Sie entschied, was zuerst kommt.
4. Testen mit echten FällenDrei Testrunden mit echten Screenshots und Sonderfällen, unabhängig geprüft. In der letzten Runde kein Fehler bei Geldbeträgen.
5. ÜbergabeBestehende Verkaufsliste übernommen, Anfangsbestand als Entwurf zum Abhaken vorbereitet, alles in ihr eigenes Konto übertragen, mit Handbuch und kleinen Einstiegsaufgaben.

Ein Durchlauf, Schritt für Schritt. Die Markierung zeigt, wer den Schritt erledigt.

1. MenschNach einem Verkauf leitet sie den Screenshot aus dem Chat weiter.
2. KIDer Assistent legt Kundin, Bestellung und Positionen an, rechnet den Preis nach ihren Regeln und bucht den Bestand ab.
3. KIKommt eine Zahlung, ordnet er sie der Bestellung zu. Ist der Betrag nicht eindeutig, fragt er nach und trägt bis zur Antwort nichts ein. Human-in-the-Loop: Bei Geld hält die Maschine an, bis ein Mensch entscheidet.
4. KIEr entwirft die Nachricht an die Kundin nach ihren eigenen Vorlagen.
5. MenschSie liest kurz und schickt die Nachricht selbst.
6. AutomatikJeden Morgen um 7:30 eine Liste: was heute verschickt werden muss, was noch offen ist, was fast ausverkauft ist. Jede Nacht eine Sicherung.

• Zusatzmodule: Live-Clips und Auswertung der Branche (siehe unten).

Ein Live-Stream dauert zwei bis drei Stunden, und die Stellen, die sich einzeln zeigen lassen, stecken irgendwo darin. Den Live-Stream übernimmt eine feste Person, Clips und Verteilung die Assistenzkräfte. DATONG AI hat dafür eine Clip-Strecke gebaut: Die Aufzeichnung geht hinein, heraus kommen fertige Kurzclips mit Untertiteln und Titelbild.

1. AutomatikDie Aufzeichnung des Live-Streams geht in die Clip-Strecke.
2. KIDie KI findet die 30 bis 60 Sekunden, die sich einzeln lohnen. Woran sie das erkennt, hat sie an erfolgreichen Clips aus der Branche und an den eigenen Clips der Marke gelernt; welche Art von Clips sie haben will, legt das Team selbst fest.Highlight-Erkennung: Aus einem langen Video werden automatisch die stärksten Stellen gefunden.
3. AutomatikDer Clip wird geschnitten, bekommt Untertitel und ein Titelbild.
4. MenschDie Assistenz sieht die Clips durch. Stimmen Anfang oder Ende nicht, fehlt etwas davor oder danach oder bricht ein Satz ab, muss sie keine Einstellungen suchen: Sie sagt es der KI in ganz normalen Worten, und die passt den Clip an.
5. MenschDie Assistenz verteilt die Clips auf die verschiedenen Konten und veröffentlicht sie von Hand.

Jeder Clip kommt direkt in mehreren Sprachen heraus: Untertitel auf Deutsch, Englisch, Französisch und weiteren Sprachen, dazu die Tonspur in der eigenen Stimme der Moderatorin, passend zu den Untertiteln. Aus einem chinesischen Live-Stream werden so Clips für Konten in verschiedenen Sprachen. (Die Moderatorin hat der Nutzung ihrer Stimme zugestimmt; die KI-Stimme wird nach den Regeln der Plattform gekennzeichnet.)

Wie stellen andere Live-Verkäufer ihre Ware vor, welche Wörter und Sätze benutzen sie? Welche Titel, Begleittexte, Titelbilder und Hashtags stehen unter ähnlichen Videos? DATONG AI hat dafür eine Auswertungsstrecke gebaut: Man gibt ihr einige Konten aus der Branche, sie sammelt deren öffentliche Videos und Beiträge, macht aus dem Gesprochenen Text und fasst zusammen, wie dort Ware vorgestellt und gepostet wird. Einmal im Monat läuft das automatisch.

1. MenschSie wählt die Konten aus, die sie beobachten will.
2. AutomatikDie öffentlichen Videos dieser Konten werden gesammelt, mit Titel, Begleittext, Titelbild und Hashtags, und das Gesprochene wird in Text umgewandelt.
3. KIDie KI wertet alles aus: wie der Einstieg klingt, wie ein Stück vorgestellt wird, welche Wörter und Sätze immer wieder vorkommen, welche Titel, Texte und Titelbilder funktionieren und welche Hashtags genutzt werden. Das Ergebnis ist ein Bericht.
4. AutomatikJeden Monat läuft die Auswertung neu und liefert einen neuen Bericht.
5. MenschSie liest den Bericht und entscheidet selbst, was sie übernimmt.

Dieselbe Perle heißt bei der Inhaberin, in der Liste der Lieferantin und in den Nachrichten der Kundinnen jeweils anders. Stammdatenmanagement (MDM): Größere Firmen setzen dafür eigene Systeme ein. Für eine kleine Marke mit wenigen Leuten haben wir dasselbe Prinzip schlank umgesetzt: Jeder Artikel hat eine eindeutige Nummer als maßgeblichen Datensatz; alle Bezeichnungen und fremden Chargennummern hängen als Alias daran. Kommt eine neue Bezeichnung, sucht die KI ähnliche Einträge und fragt im Zweifel nach. Einmal bestätigt, wird sie künftig direkt erkannt.

• Nachrichten an Kundinnen verschickt immer sie selbst. Die Chats selbst fasst das System nicht an.
• Bei Geld gilt: Was nicht eindeutig ist, wird gefragt, nicht geraten.
• Regeln und Preise ändert der Assistent nur auf ihre ausdrückliche Anweisung, und jede Änderung wird protokolliert.
• Bewusst nicht automatisiert: neue Kundinnen gewinnen und die gemeinsame Tabelle mit der Partnerin. Diese wird nur nach ihrer Bestätigung abgeglichen.

Alles liegt in ihrem eigenen Konto: Tabellen, Handbuch und Assistent gehören ihr. Beispiele im Handbuch verwenden erfundene Namen.

• Der KI-Assistent mit Handbuch und ihren Nachrichtenvorlagen, die sie selbst ändern kann.
• Ein laufendes Verzeichnis von Bestellungen, Zahlungen, Versand und Bestand, das der Assistent führt.
• Die tägliche Morgenliste und die nächtliche Sicherung.
• Kleine Einstiegsaufgaben, mit denen sie in den ersten Tagen jede Funktion einmal ausprobiert.

• Bei Geld ist ein Assistent, der nachfragt, mehr wert als einer, der alles allein erledigt.
• Dass derselbe Artikel überall anders heißt, kennt fast jedes Unternehmen. Jeder Artikel bekommt eine eigene Nummer, alle fremden Bezeichnungen hängen als Alias daran; die Systeme der anderen bleiben unverändert.
• Den Ablauf vom Ergebnis her neu denken, statt alte Tabellen nachzubauen.
• Wer nicht gern Formulare ausfüllt, braucht ein System, das selbst kein Formular ist.

Ein ähnliches Projekt lohnt sich, wenn:

• Sie verkaufen über Chat, soziale Medien oder Telefon und halten alles in Tabellen nach.
• Sie sind wenige Leute, und jede Stunde Büro fehlt im Verkauf.
• Sie wollen kein neues Programm lernen.

Diese Leistung heißt bei uns: Abläufe mit KI automatisieren, ab 5.000 € pro Ablauf. Leistung und Preis ansehen

• Screenshots lesen
• Sprache verstehen
• Feste Regeln
• Entwürfe schreiben
• Tagesüberblick
• Artikel wiedererkennen
• Video-Clips
• Social-Media-Analyse
• Übergabe an die Kundin