Ein Key-Account-Manager und sein KI-Setup: Entwürfe, Prüfungen und Listen laufen im Hintergrund; Senden, Speichern und Preise bleiben beim Menschen

Bereich

B2B-Vertrieb bei einem Industriehersteller

Wer damit arbeitet

ein Key-Account-Manager; ein Geschäftskunde sieht nur die Ergebnisse

Umfang

zehn Bausteine, zwei davon vollautomatisch

Zeitraum

Aufbau ab September 2026, die jüngsten Bausteine seit Oktober 2026

Werkzeuge

ein KI-Assistent mit geplanten Aufgaben und Prüf-Agenten, dazu die vorhandenen: Postfach, Chat, Kalender, Tabellen, CRM

Belegt ist, was seit wann läuft. Wie viel Zeit das spart, ist noch nicht gemessen.

Alles hier ist bestätigt.

• Morgenberichttäglich seit Oktober 2026
• Bestands- und Preisliste für einen Geschäftskundenseit Oktober 2026 alle zwei Tage automatisch, nach dem Schreiben gegengelesen
• Wochenberichtseit September 2026 jeden Freitag als einseitiges PDF
• E-Mails, CRM-Speichern, Preisejedes Mal vom Menschen freigegeben

Was zu einem Geschäftskunden gehört, also Kontaktdaten, Verlauf, Zusagen und nächste Schritte, stand verteilt in E-Mails und im CRM. Nachfassen ging so leicht unter. E-Mails an Geschäftskunden und interne E-Mails entstehen auf Deutsch und Englisch, und jede kann eine falsche Angabe, einen falschen Ton oder eine Zusage zu viel enthalten. Termine, Fristen und fällige Nachfass-Fälle lagen an verschiedenen Stellen. Dazu kommen feste Pflichten: jeden Freitag ein Wochenbericht, eine Bestands- und Preisliste für einen Geschäftskunden, die jeder neuen Bestandsmail folgen muss, Einträge im CRM und die Suche nach neuen Firmen in öffentlichen Listen wie Branchenverzeichnissen oder veröffentlichten Ausschreibungsergebnissen.

• Alles zu einem Geschäftskunden an einer Stelle, offene Zusagen eingeschlossen, damit kein Nachfassen untergeht.
• Entwürfe, Listen, Berichte und CRM-Eingaben vorbereitet bekommen, ohne Entscheidungen abzugeben: Senden, Speichern und Preise bleiben beim Menschen.
• Falsche Angaben, falschen Ton und zu weit gehende Zusagen finden, bevor ein Entwurf beim Menschen ankommt.

1. Kundenakten anlegenAb September 2026: eine Akte pro Geschäftskunde, dazu eine Übersicht und eine Tabellenübersicht; jede Änderung bleibt im Versionsverlauf.
2. Regeln für die Suche nach neuen FirmenIm September 2026 in zwei Fassungen festgelegt: acht Stufen von „ausschließen“ bis „Liste ausgeben“. Ab September prüft eine wöchentliche Aufgabe, ob neue Ausschreibungsergebnisse veröffentlicht sind.
3. WochenberichtAb September 2026 erstellt die KI jeden Freitag ein einseitiges PDF; bis Oktober entstanden sieben Fassungen der Vorgabe dafür.
4. Geplante Aufgaben und CRMAb Oktober 2026: Morgenbericht und Nachfass-Entwürfe jeden Morgen, ein Tagesplan auf Abruf, vorbereitete CRM-Eingaben. Seitdem schreibt die KI auch direkt in die Kundenakten.
5. Bestands- und PreislisteAb Oktober 2026 alle zwei Tage automatisch aus der jeweils neuesten Bestandsmail.
6. Zweite Prüfung und KorrekturprotokollAb Oktober 2026 prüft ein zweiter Agent E-Mails an Geschäftskunden gegen die Quellen und interne E-Mails auf den Ton. Seitdem wird jede Korrektur des Menschen protokolliert, und vor Terminen entsteht eine Gesprächskarte.

Ein Durchlauf, Schritt für Schritt. Die Markierung zeigt, wer den Schritt erledigt.

1. KI06:12 Uhr, nur an Werktagen: Für Erstkontakte, die nach einer E-Mail sieben Tage nicht geantwortet haben, entstehen Nachfass-Entwürfe im ursprünglichen Verlauf, höchstens acht am Tag. Dazu eine Zusammenfassung des Arbeitstags.
2. Automatik06:52 Uhr: Ein Morgenbericht mit Terminen, Fristen und fälligen Schritten geht per E-Mail an den Key-Account-Manager selbst.
3. KIAuf Abruf ein Tagesplan: fällige Schritte aus den Kundenakten, Kalender und Aufgabenliste, vorher mit Postfach und Chat abgeglichen, als Liste zum Abhaken.
4. KIVor jedem Entwurf liest die KI die Akte des Geschäftskunden und schreibt die Antwort im ursprünglichen Verlauf, mit einer Übersetzung zum Gegenlesen daneben.
5. KIBevor der Mensch den Entwurf sieht, prüft ein zweiter Agent: E-Mails an Geschäftskunden gegen die Quellen, interne E-Mails auf den Ton; zusätzlich wird nach festen Regeln geprüft. Vier-Augen-Prinzip: hier mit zwei getrennten Agenten.
6. MenschDer Key-Account-Manager ändert die Übersetzung, die KI überträgt die Änderung ins Original. Gesendet wird erst, wenn er „senden“ sagt. Preise im Angebot setzt er selbst.
7. MenschIm CRM füllt die KI die Felder aus. Speichern klickt der Mensch, danach prüft die KI den gespeicherten Stand.
8. AutomatikAlle zwei Tage: Die neueste Bestandsmail wird gelesen, die Preise werden nach einem schriftlichen Regelwerk gerechnet und in eine Liste in drei Sprachen geschrieben, danach gegengelesen; eine Meldung kommt nur bei einem Fehler.

• Keine E-Mail an Geschäftskunden oder intern ohne Freigabe, kein Speichern im CRM ohne Klick des Menschen, keine Preise von der KI. Human-in-the-Loop: Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet.
• Vollautomatisch laufen nur zwei Dinge: der Morgenbericht, der allein an den Key-Account-Manager selbst geht, und die Preisliste, deren Preise nach festen Regeln gerechnet und nach dem Schreiben gegengelesen werden.
• Nachfass-Entwürfe werden nie automatisch gesendet: höchstens acht am Tag, nur an Werktagen. Erstanschreiben an neue Firmen: höchstens fünf am Tag.
• Bei neuen Firmen prüft die erste Stufe, ob sie im CRM schon jemandem zugeordnet sind. Welche Firmen in die Auswahl kommen, entscheidet ein Mensch.
• Vor jeder Änderung an einer Kundenakte wird gesichert; wichtige oder komplizierte Änderungen prüft vorher ein zweiter Agent gegen die Quellen.

Die Kundenakten haben einen Versionsverlauf und werden vor jeder Änderung gesichert. Die KI arbeitet in den Programmen, die der Key-Account-Manager ohnehin benutzt; im CRM wird von Hand gespeichert. Nach außen sichtbar ist nur die Preisliste, die ein Geschäftskunde liest.

• Eine Akte pro Geschäftskunde mit offenen Zusagen, Übersicht und Tabellenübersicht, im Versionsverlauf.
• E-Mail-Entwürfe im ursprünglichen Verlauf, mit Übersetzung zum Gegenlesen und Prüfung durch einen zweiten Agenten.
• Morgenbericht und Nachfass-Entwürfe als geplante Aufgaben, dazu ein Tagesplan auf Abruf.
• Ein einseitiger Wochenbericht als PDF, abgeglichen mit den neuen Verkaufschancen der Woche im CRM.
• Eine Bestands- und Preisliste für einen Geschäftskunden, alle zwei Tage automatisch aktualisiert.
• Eine Suche nach neuen Firmen in acht Stufen, mit menschlicher Entscheidung vor der Auswahl und wöchentlicher Prüfung auf neue Ausschreibungsergebnisse.
• Vorbereitete CRM-Eingaben, eine Gesprächskarte vor Terminen und ein Protokoll, in dem jede Korrektur des Menschen als eine Zeile landet.

• Wer genau festlegt, was der Mensch entscheidet, also Senden, Speichern und Preise, kann den Rest im Hintergrund vorbereiten lassen.
• Jede Korrektur wird als Zeile festgehalten und fließt in die Regeln des Assistenten ein; derselbe Fehler muss so nicht zweimal von Hand behoben werden.
• Ein einzelner Key-Account-Manager kann so ein Setup tragen.

Ein ähnliches Projekt lohnt sich, wenn:

• Ihr Vertrieb betreut große Geschäftskunden und schreibt viele E-Mails, oft in mehreren Sprachen.
• Zusagen und nächste Schritte stehen verteilt in Postfach und CRM; Berichte und CRM-Pflege kommen jede Woche dazu.
• Sie möchten, dass Ihr Vertriebsteam auch so arbeitet: DATONG AI richtet das Setup ein und schult das Team darin.

• Kundenakten pflegen
• Entwürfe schreiben
• Zweite Prüfung
• Geplante Aufgaben
• Freigabe durch den Menschen